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Die Installation einer Zeiterfassungs-Lösung für Ihr Unternehmen ist eine Sache. Die Wirksamkeit dieses Instruments muss ebenfalls berücksichtigt werden. Letzteres ist praktisch nutzlos, wenn es nicht von der richtigen Software begleitet wird, die alle Erwartungen der Unternehmen erfüllen kann. Um das richtige Modell auszuwählen, folgen hier einige Tipps.
1. Ein Zeitnehmer, warum?
Identifizieren Sie Ihre tatsächlichen Bedürfnisse
Eine Zeiterfassungs-Software muss in der Lage sein, alle Informationen zu nutzen, die für die ordnungsgemäße Führung eines Teams erforderlich sind. Sie muss auch alle administrativen Aufgaben vereinfachen, d.h. die Verschlüsselung der Daten automatisieren, so dass dies nicht mehr manuell durchgeführt werden muss. Die Informationen, die die Software sammelt, müssen Ihrer Tätigkeit und der Größe Ihres Unternehmens entsprechen:
- Ist die Geolokalisierung des Mitarbeiters zum Zeitpunkt des Erfassens wichtig?
- Ich habe mobile Mitarbeiter, erlaubt das System die Verschlüsselung von Daten während einer Reise oder wird dies im Unternehmen festgelegt?
- Wir sind 15 Mitarbeiter, ich werde kontrollieren können, ob die Ergebnisse von der richtigen Person stammen, also wird ein anderes System als die Biometrie den Zweck erfüllen.
- …
Es ist ratsam, eine Software zu wählen, die skalierbar, zugänglich und einfach zu bedienen ist.
Nicht alle Unternehmen haben die gleichen Erwartungen. Die Zeitmanagementsoftware muss entsprechend der Unternehmensorganisation ausgewählt werden.
Hier ist eine Liste der Erwartungen, die Sie je nach Ihren Bedürfnissen äußern können:
- Ich möchte die Berechnung von Überstunden automatisieren.
- Ich sehe zu viele Missverständnisse bezüglich Urlaubstagen, die Arbeit ist während einer Abwesenheit schlecht verteilt, ich möchte ein System, das es mir ermöglicht, den Urlaub klar darzustellen, um Aufgaben am besten zu verteilen.
- Der Personalverantwortliche verschwendet zu viel Zeit mit der Eingabe der Stunden jedes Mitarbeiters, ich verliere viel Geld für diese Aufgabe. Ich möchte ihn davor bewahren, seine Zeit weiter zu verschwenden.
- Ich vertraue meinen Mitarbeitern, ich will kein teureres System, das einen Teil ihres menschlichen Körpers zur Identifizierung verwendet.
So richten Sie Ihre Wahl auf bestimmte Arten von Systemen:
- Zum Beispiel sind einige einfach zu bedienen, andere sind anspruchsvoller und ermöglichen es Ihnen, Überstunden, Teilzeitarbeit und viele andere Aspekte zu verwalten. Einige bieten auch die Möglichkeit, sich mit Kompensatoren, RTTs und Urlaubserwerb zu befassen.
- Digitale und mechanische Zeitmesser sind für kleine Unternehmen konzipiert, da sie manuelle Eingriffe erfordern. Der biometrische Kartenleser hingegen ist anspruchsvoller und wird in einem sehr großen Unternehmen bevorzugt. Tatsächlich bietet dieses System mehr Sicherheit bei der Kontrolle der Identität der Person, die sich in diesem aufhält, und beschränkt den Zugang zu bestimmten Bereichen
2. Der Zweck meiner Stempeluhr
2. Identifizieren Sie Ihre Erwartungen
3. Passen Sie Ihr Budget an Ihre Bedürfnisse und Erwartungen an.
Wie bereits erwähnt, bestimmen die Größe Ihres Unternehmens, die Funktionen, die Sie benötigen und was Sie zusätzlich integrieren möchten, den Preis des Systems, das Sie verwenden werden. Dann ist es notwendig, festzustellen, ob Ihre Erwartungen mit Ihrem Budget vereinbar sind.
So kostet beispielsweise ein biometrisches System mehr als eine mobile Anwendung, ist aber nicht auf die gleichen Bedürfnisse ausgerichtet. Es wird stattdessen in sehr großen Unternehmen eingesetzt, die nicht in der Lage sein werden, Identitäten oder den Zugang zu Gebäuden zu kontrollieren, während die mobile Anwendung stattdessen für Unternehmen mit Mitarbeitern verwendet wird, die ständig in Bewegung sind
